Comment utiliser efficacement son ordinateur ?

L’informatique est un outil censé faire gagner du temps. Pourtant il n’est pas rare qu’elle en fasse perdre, souvent toujours à cause des mêmes problèmes auxquels il est pourtant facile de remédier.

Nous allons donc énumérer les problèmes les plus fréquents, en vous proposant des solutions que vous pourrez adopter si vous pensez avoir déjà été, ou pouvoir être confronté à chaque type de souci exposé. Il n’y a pas de hiérarchie dans l’importance des problèmes exposés. Tous ceux qui ne sont pas traités génèrent des pertes de temps inutiles.

NB : si dans ce document des éléments de vocabulaire ou des notions abordées ne sont pas claires pour vous, il faudra vous reporter à votre moteur de recherche préféré pour les éclaircir. En effet, ce document ne fait que résumer des méthodes et des pratiques visant à rendre plus efficace l’utilisation d’un ordinateur. Il ne rappelle pas les notions de base qu’il est nécessaire de maîtriser.

Problème 1 : données introuvables car mal rangées

Vous en êtes certain, vous avez bien sur votre disque cette facture, ce justificatif, cette photo, ce document sur lequel vous avez commencé à travailler… Mais où sont donc passés ces données ?

Nous ne le savons pas plus que vous, malheureusement !

Solution proposée

Créer une arborescence claire, intuitive, qui vous permettra de classer tout ce qui doit l’être… et de le retrouver. Personne d’autre que vous ne peut faire cela, car personne ne connaît mieux que vous vos besoins, et votre manière de travailler.

Nous vous proposons cependant une arborescence type que vous n’aurez plus qu’à adapter à votre cas particulier.
Les deux premiers niveaux figurent ci dessous. Pour ne pas trop embrouiller le propos les niveaux inférieurs ne sont pas listés.

Pour vous donner un exemple, le dossier “conso et achats\0 – mes matériels” pourra contenir un sous-dossier par type de matériel :

• Ordinateur
• Tablette
• Machine à laver
• etc.Dans le sous-dossier de chaque matériel, vous pourrez stocker la facture, le mode d’emploi (de moins en moins fourni au format papier), un document sur lequel vous pourrez noter ce qui vous semble utile concernant le fonctionnement, les pièces d’usure, les astuces que vous avez pu recueillir, etc.Nous mettons à votre disposition cette arborescence. Pour l’installer sur votre machine téléchargez et décompressez ce fichier à l’endroit de votre choix.

Nous vous conseillons d’installer cette arborescence dans un dossier qui sera synchronisé avec un cloud (voir plus bas : “faire des sauvegardes“)

Problème 2 : adresses des pages web utiles non stockées

Si vous surfez sur internet, il se peut que vous trouviez souvent des pages web que vous souhaiteriez conserver, allant d’une recette de cuisine à un tutoriel expliquant comment faire soi-même ses produits d’entretiens. Même si ce n’est pas le cas, la plupart des opérations de gestion domestique exigent l’accès à un site web : banque, sécurité sociale, assurance, impôts, carte grise, carte d’identité… Tout se passe et se passera de plus en plus en ligne.

Alors comment ne pas oublier les adresses de toutes ces pages ? La première méthode, qui n’en est pas une, consiste à effectuer chaque fois une nouvelle recherche google. D’abord, ce n’est pas très respectueux de l’environnement, chaque recherche google consommant environ 7g de CO2. Ensuite, c’est une inutile perte de temps.

En effet, quel que soit le navigateur que vous utilisez, il est possible de conserver un lien vers toutes ces pages dans votre barre de favoris pour ne pas avoir à les retrouver chaque fois que vous en avez besoin.

NB : Si vous ne savez pas comment afficher et gérer votre barre de favoris, vous obtiendrez toutes les informations nécessaires en tapant dans la zone de recherche google « gérer barre de favoris » suivi du nom de votre navigateur (ex : « gérer barre de favoris chrome», « gérer barre de favoris opéra », « gérer barre de favoris firefox », etc.

Comme pour les données figurant sur votre disque dur, sans organisation claire, il est difficile de retrouver ces pages, même mémorisées dans la barre de favoris : elles sont rapidement bien trop nombreuses.

Solution proposée

Comme pour le problème précédent, il va falloir créer une arborescence claire, qui cette fois ne recevra pas des fichiers mais des favoris.

Comme pour le problème précédent, nous vous proposons une arborescence toute faite, qui est incluse aux formats chrome et firefox dans le fichier qui comporte également l’arborescence pour les données, fichier que vous pouvez télécharger ici.

Il vous suffit ensuite d’importer les favoris qu’il contient dans chrome ou firefox. Si vous utilisez un autre navigateur, vous pourrez importer les favoris de chrome ou firefox dans ce navigateur. Pour savoir comment, il vous suffit d’effectuer la recherche google suivante : « importer favoris de chrome vers nom-de-votre-navigateur »

Ces favoris ne remplaceront pas ceux que vous avez peut-être déjà, car dans la plupart des navigateurs, ils sont importés dans un dossier spécifique. C’est le cas pour Chrome et Firefox. Si vous avez le moindre doute pour ce qui concerne votre navigateur, faites une vérification préalable, ou importez dans un navigateur test.

Une fois les favoris importés, vous constaterez que de nombreux sites figurent déjà dans les dossiers. Ils sont là uniquement à titre d’exemples et ont vocation à être supprimés. Vous pourrez cependant en conserver certains, comme ceux qui vous permettent d’accéder rapidement aux différents sites administratifs utiles (gestion / sites de l’administration).

Problème 3 : mot de passe oublié

Il faut retenir de plus en plus de mots de passe, pour accéder à une foule de sites web administratifs, commerciaux, d’information ou de loisirs.

Pour la plupart des gens c’est un calvaire qui mène à de fréquentes et chronophages procédures de réinitialisation de mots de passe.

Pour éviter cela, la tentation est grande d’utiliser toujours le même mot de passe, mais c’est une pratique absolument déconseillée. En effet , si un ou des pirates arrivent à pénétrer un site sur lequel vous êtes inscrit et à récupérer la liste des comptes utilisateurs gérés par ce site, votre mot de passe ne changeant jamais, il y a un risque que les pirates accèdent sans peine à tous les sites sur lesquels vous avez un compte. De telles attaques réussies sont fréquentes, à tel point qu’il existe des sites vous permettant de savoir si votre adresse mail a été compromise lors d’un vol de données de ce type (https://haveibeenpwned.com/ par exemple).

Donc, n’utilisez jamais le même mot de passe sur des sites différents, c’est la pire des solutions.

 Solution proposée

Installez un gestionnaire de mots de passe qui fera le travail pour vous.

Nous vous conseillons Lastpass, qui est sécurisé par un cryptage fort, qui s’installe en tant qu’extension dans la plupart des navigateurs et qui propose une authentification à deux niveaux (indispensable pour ce type d’outils).

Problème 4 : données non sauvegardées

Vous en êtes persuadés, faire des sauvegardes est une nécessité. Mais, comme (presque) tout le monde, vous ne le faites peut-être pas. Si c’est le cas, il faut vous y mettre.

Une solution de sauvegarde efficace combine des sauvegardes synchronisées avec un cloud (disque nuagique), et des sauvegardes sur support externe.

Sauvegardes synchronisées avec un cloud

Il s’agit des fichiers qui sont vivants, souvent utiles ou souvent modifiés, et dont vous souhaitez disposer sur toutes vos machines (ordinateur, tablette, téléphone).

Leur gestion ne prend aucun temps, car il vous suffit de stocker ces fichiers dans le ou les dossiers pris en compte par l’outil de synchronisation de votre cloud.

Si vous n’avez pas encore de cloud,  les principaux sont ceux proposés par google, dropbox, microsoft , et mega.

Tous disposent d’un client de synchronisation qu’il vous faut absolument installer sur votre machine. Une fois cela fait, tout fichier stocké dans un dossier synchronisé sera sauvegardé en temps réel.

Sauvegardes sur un support externe

Le volume dont vous disposez dans votre cloud est limité. Vous pouvez certes payer pour l’étendre, mais il y aura tout de même une limite.

Il ne faudra donc garder dans le cloud que les fichiers les plus utiles.

Tous les autres pourront être archivés sur un support externe de type disque dur.

Il faudra aussi périodiquement faire une copie de sécurité des fichiers stockés dans le cloud. Vous pouvez en effet commettre des erreurs de manipulation, il peut y avoir des incidents de synchronisation, etc. Il faut se prémunir de ce type d’incident et ces sauvegardes redondantes sont là pour cela.

Dans notre page consacrée aux logiciels gratuits, nous vous indiquons des programmes spécialisés qui automatiseront vos sauvegardes sur support externe.

C’est peut-être le moment de décider d’utiliser ces programmes, car comme maintenant vos données sont organisées et réparties dans une arborescence claire, les sauvegarder sera aisé.

N’oubliez cependant pas que les données stockées sur votre disque dur ne sont pas les seules choses que vous devez sauvegarder. C’est un autre sujet mais il y a aussi :

• vos contacts
• votre agenda
• vos favoris internet
• vos mots de passe

Cas particulier des photos et vidéos

Ces fichiers représentent une volumétrie importante et ils ne peuvent être stockés dans le cloud.

Il faut donc :

• les sauvegarder sur support externe dans leur format original
• éventuellement profiter en plus d’outils comme ceux proposés par google et amazon qui peuvent archiver gratuitement vos images dans un format légèrement dégradé mais bien suffisant pour les photos souvenirs

Problème numéro 5 : bureau en désordre

Aucune donnée ne doit être stockée sur le bureau. Souvenez-vous, les données sont stockées dans une arborescence dédiée, pour notamment faciliter leur sauvegarde.

Le bureau ne doit contenir que des raccourcis.

Ces raccourcis permettent un accès rapide aux programmes les plus souvent utilisés et ils reflètent les travaux en cours. Ils sont là pour vous permettre d’accéder très rapidement aux données et dossiers dont vous avez besoin en ce moment. 

Ces raccourcis peuvent (doivent) être organisés en dossiers. 

Ils ont vocation à être supprimés dés qu’ils ne sont plus utiles (rappel : la suppression d’un raccourci n’entraîne pas la suppression du fichier auquel il mène).

En résumé

Il y a toujours des possibilité de faire mieux, mais :

• si vos données sont bien rangées,
• si les sites internet utiles pour vous sont accessibles facilement grâce à des favoris bien organisés,
• si vous avez tous vos mots de passe à disposition sur tous vos appareils,
• si vos sauvegardes sont bien faites
• si votre bureau est bien rangé,… et bien disons que l’informatique va peut-être pouvoir commencer à vous faire gagner du temps au lieu de vous en faire perdre 😉

Pour gagner du temps,  téléchargez et décompressez ce fichier à l’endroit de votre choix (de préférence dans un dossier synchronisé avec votre cloud) : il contient une arborescence type que vous pourrez personnaliser pour ranger et retrouver vos fichiers, ainsi que des favoris à importer dans votre navigateur.